Getting Things Done (eindelijk!)

Leestijd: 3 minuten

In een wereld waar time money is, lijkt multitasken de norm geworden. We switchen van de ene taak naar de andere, maar hoe kunnen we dan de ene noch de andere taak productief afwerken? Met alle losse eindjes die door ons hoofd zweven, hebben we niet zelden het gevoel dat we dingen over het hoofd zien. En natuurlijk vragen die je aandacht nét wanneer je in een goede flow zit. De oplossing van David Allen? Al die losse eindjes uit je hoofd en in een betrouwbaar systeem krijgen. Enter ‘Getting Things Done’!

Stap 1 | Verzamel alle losse eindjes

En dan bedoel ik ook echt állemaal. De bedoeling is om alle gedachten die momenteel door je hoofd spoken op papier te krijgen. Daaraan kan je beginnen door eens een paar uur voor jezelf te nemen en alles op te schrijven wat in je opkomt, al zullen er nog een paar gedachten blijven steken. Mochten die op andere momenten plots bij je opkomen, dan schrijf je die ook weer op. De bedoeling is om alles wat je nog moet onthouden, ook de allerkleinste dingen, uit je hoofd te krijgen. Op dit moment moet je nog niet bepalen wat je ermee wilt doen, dat komt later pas.

Allen raadt aan dat je hiervoor een ‘invakje’ gebruikt. Dat kan een bakje op je bureau zijn, maar net zo goed een app op je smartphone. Het voordeel van een digitaal invakje is dat je het meestal bij de hand hebt om elke gedachte meteen van je af te schrijven. Fysieke items zoals handgschreven notities of belangrijke brieven kunnen dan weer in het fysieke bakje op je bureau. Een combinatie van beide systemen kan alleen maar werken als je niet vergeet ze allebei regelmatig door te nemen.

Stap 2 | Verwerk alles

Zitten alle losse flodders aan gedachten in je invakje? Perfect, dan kan je nu aan de slag om die gedachten te verwerken. Vraag je bij elk item af: moet ik hier nu iets mee?

• Nee, hier ga ik niets mee doen. Prima, dan gooi je het meteen weg. Hoef je er ook niet meer aan te denken, want je hebt nu besloten er niets mee te doen.
• Ja, hier ga ik iets mee doen. Formuleer het dan als een actie, en doe dat zo specifiek mogelijk. Als je elke grotere taak in kleinere, concrete acties opdeelt, is het veel makkelijker om eraan te beginnen.
• Ja, hier ga ik iets mee doen, maar niet nu. Delegeer het item dan naar een andere lijst, of misschien wel naar iemand anders. Leer ‘nee’ zeggen!

Stap 3 | Zet elk item op de juiste lijst

Getting Things Done draait in essentie om het opschrijven, categoriseren en concretiseren van gedachten. Het opschrijven hebben we al achter de rug; nu volgt het categoriseren. Alle items waarmee iets mee moet gebeuren, krijgen een plekje op de juiste lijst.

• Acties. De concrete stappen die je kan uitvoeren wanneer je daar de tijd en de mogelijkheid voor hebt. Ik maak hierbij nog een onderscheid tussen de acties die wél op of voor een bepaalde datum moeten gebeuren en dus in mijn agenda kunnen, en de acties waarbij dat niet het geval is en die dus op mijn to do-lijst gaan.
• Projecten. De taken die uit meerdere individuele acties bestaan.
• Afwachten. De items waarvoor je nog op iets of iemand anders wacht, waar je nu niet mee aan de slag kunt.
• Later. De items waar je ooit wel eens iets mee moet, maar niet per sé nu.
• Materiaal. Geen acties, maar referenties die je bij die acties ondersteunen. Ik heb nog een aparte leeslijst met bijvoorbeeld interessante artikels die ik nog eens wil bekijken wanneer ik daar de tijd voor heb.

Stap 4 | Formuleer concrete acties

Een actie, die begint met een werkwoord. Formuleer ze dus zo kort en concreet mogelijk. In hoe meer acties je een project opdeelt, hoe meer taken je van je to do-lijst kunt schrappen, en hoe gelukzaliger je je zal voelen. Moet je die actie op of voor een bepaalde datum voltooien? Dan kan je hem naar je agenda verhuizen. Anders gaat hij naar je to do-lijst. Heel belangrijk: alles wat je binnen de twee minuten gedaan hebt, doe je beter meteen! Het zal je immers meer tijd en moeite kosten om er notitie van te maken die je later alsnog op je actielijst zet.

Stap 5 | Aan de slag!

Nu je een duidelijk overzicht hebt van de concrete to do’s die je nog moet afwerken, kan je makkelijker prioriteiten stellen. Spreek daarnaast met jezelf vaste tijdstippen af waarop je je invakje nog eens doorneemt en elk item op de juiste lijst zet. Op het einde van de week evalueren hoe ver je met alle taken of projecten bent geraakt, is nu eens zo makkelijk geworden!

De volgende keer dat er je iets te binnen schiet, gooi je het meteen in je invakje. Als je dat regelmatig doorneemt en bepaalt welk item op welke lijst moet en welke acties je binnenkort moet ondernemen, weet je op ieder moment dat je met de juiste taken bezig bent, die je één voor één kan afstrepen. Hello, productiviteit!

Je hoofd is gemaakt om te denken, niet om te onthouden.